Wer Kosten für Strom, Wasser, Heizung etc. auf seine Mieter umlegen möchte, muss sie einmal im Jahr erstellen: die Nebenkostenabrechnung. Dabei gelten für dieses Dokument strikte Anforderungen: Nicht nur ist genau geregelt, welche Nebenkosten umlagefähig sind. Die Abrechnung muss auch formellen und inhaltlichen Kriterien genügen, damit Mieter zur Zahlung verpflichtet sind. 

In diesem Artikel zeige ich dir, wie du eine Nebenkostenabrechnung erstellst, die rechtskonform, nachvollziehbar und für dich als Vermieter profitabel ist. 

Welche Nebenkosten sind umlagefähig?

Alle Nebenkosten, die du auf Mieter umlegen kannst, sind in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) enthalten. Dabei handelt es sich um einen recht kurzen Gesetzestext: In § 1 werden nicht umlagefähige Kosten genannt, während die eigentlichen Betriebskosten in § 2 stehen:

Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks (Ziffer 1)

Allen voran gehört zu dieser Ziffer die Grundsteuer, die vom Eigentümer zu zahlen ist. Seltener, aber ebenfalls umlagefähig sind:

• Realkirchensteuer
• Deichabgaben
• Kosten für den Feuerstättenbescheid

Wasserversorgung (Ziffer 2)

Umlagefähig sind neben den Kosten für Trinkwasser-Verbrauch:

• Kosten für die Wartung und Anmietung von Wasserzählern, nicht jedoch die Anschaffung
• Kosten, die beim Betrieb hauseigener Wasseraufbereitungs- und Wasserversorgungsanlagen (etwa Brunnen oder Pumpanlagen) entstehen
• Kosten für die Berechnung des Verbrauchs durch den Versorger
• verbrauchsunabhängige Grundgebühren

Entwässerung (Ziffer 3)

Diese auch „Abwassergebühr“ genannten Betriebskosten umfassen alle Ausgaben für die Entwässerung von Haus und Grundstück. Auch Stromkosten, die beim Betrieb von Entwässerungspumpen anfallen, gehören dazu. Wenn vorhanden, können die Kosten für den Betrieb von nicht öffentlichen Entwässerungsanlagen umgelegt werden.

Meistens richten sich die Entwässerungskosten nach der Menge des gelieferten Frischwassers. Manche Kommunen haben jedoch eine gesplittete Abwassergebühr eingeführt. Nach ihr wird nur noch die Schmutzwassergebühr verbrauchsabhängig abgerechnet. Die sog. Niederschlagswassergebühr richtet sich nach der versiegelten Fläche. Im Sinne der Fairness sollte sie nach dem Verteilerschlüssel Wohnfläche auf die einzelnen Mieter umgelegt werden. 

Heizung und Warmwasser (Ziffer 4 bis 6)

Diese Ziffern umfassen die Kosten für:

• zentrale Heizungsanlagen
• Brennstoffe und deren Anlieferung
• Betriebsstrom
• Bedienung, Wartung und Reinigung von Heizungsanlage und Betriebsraum
• Messungen gemäß Bundesimmissionsschutzgesetz
• Anmietung, Betrieb und Eichung von Zählern
• Berechnung und Aufteilung der Kosten

Dazu kommen Kosten für die zentrale Warmwasserversorgung. Diese müssen jedoch gesondert abgerechnet werden. 

Weiter unten erfährst du genaueres über die Heizkostenabrechnung

Personen- und Lastenaufzüge (Ziffer 7)

Ist ein Aufzug vorhanden, lassen sich folgende Kosten umlegen:

• Strom
• Beaufsichtigung
• Bedienung
• Wartung
• Reinigung

Ausschlaggebend ist die Möglichkeit der Nutzung – nicht, ob diese tatsächlich erfolgt. Ein Mieter muss auch zahlen, wenn er den zur Verfügung gestellten Aufzug nicht verwendet. Das gilt beispielsweise für Personen, die im Erdgeschoss wohnen, wie der Bundesgerichtshof 2006 entschied. 

Straßenreinigung (Ziffer 8)

Unter diese Ziffer fallen Gebühren für die Kehrmaschine und den Winterdienst. Wenn die Gemeinde dem Vermieter die Straßenreinigung übertragen hat und dieser externe Dienstleister beauftragt, kann er die Kosten umlegen. Auch eine Vergütung für den Zeitaufwand ist möglich, falls der Vermieter die Straßenreinigung selbst durchführt. Nicht umlagefähig ist hingegen die Anschaffung und der Ersatz von Arbeitsgeräten. 

Müllbeseitigung (ebenfalls Ziffer 8)

Umlagefähig sind Kosten für 

• die Müllabfuhr
• den Betrieb von Müllkompressoren, Müllschluckern, Müllabsauganlagen und Müllmengenerfassungsanlagen
• die Berechnung und Aufteilung 

Die Anschaffung von Mülltonnen gehört nicht zu den Betriebskosten und muss daher vom Vermieter bezahlt werden.

Gebäudereinigung (Ziffer 9)

Wird eine externe Kraft für die Reinigung des Gebäudes – einschließlich Treppenhäuser, Aufzüge, Waschküchen – bezahlt, können die Kosten umgelegt werden. Auch die Ungezieferbeseitigung gehört dazu.

Eine Ausnahme: Übernimmt ein Hausmeister diese Aufgaben, sind die Reinigungskosten schon in Ziffer 14 enthalten. Alternativ kann der Vermieter selbst putzen und dafür den Stundensatz einer Putzkraft auf die Mieter umlegen. 

Pflege der Außenanlagen (Ziffer 10)

Zu den Außenanlagen gehören neben dem Garten auch Spielplätze sowie private Zugänge und Zufahrten. 

Wichtig: Umlagefähig sind nur regelmäßig anfallende Arbeiten: Beim Garten wäre das beispielsweise Unkraut jäten, Bewässern und die jährliche Anschaffung von Pflanzen, jedoch keine komplette Neuanlage. Übernimmt der Hausmeister Gartenarbeiten, sind die Kosten bereits unter Ziffer 14 abgedeckt und dürfen nicht erneut umgelegt werden.

Es spielt übrigens keine Rolle, ob der Mieter die Außenanlage auch nutzen kann oder darf. Bereits die Optik eines gepflegten Vorgartens oder Grünstreifens wertet die Immobilie auf und trägt zum Wohnwert bei. Das rechtfertigt laut Gesetzgeber die Umlage. Eine Ausnahme würde nur bestehen, wenn lediglich der Vermieter oder ausgewählte Mietparteien den Garten nutzen dürfen.

Beleuchtungskosten für Außen- und Gemeinschaftsanlagen (Ziffer 11)

Der Strom, der für die Beleuchtung von Treppenhäusern, Fluren, Kellern und Außenbereichen verbraucht wird, ist umlagefähig. Das gilt jedoch nicht für den Austausch von Glühbirnen. Diese Arbeit fällt unter die Instandhaltung und gehört daher zu den Pflichten des Vermieters. Auch muss Strom, der für Baumaßnahmen verbraucht wird, gesondert abgerechnet und gezahlt werden.

Schornsteinreinigung (Ziffer 12)

Sofern sie nicht bereits als Teil der Heizkosten abgerechnet werden, fallen unter diese Ziffer die Kehrgebühren sowie die Kosten für die gesetzlich vorgeschriebene Emissionsprüfung. Eine gesonderte Abrechnung ist immer dann nötig, wenn Mieter eine eigene Heizung betreiben und die Heizkosten direkt an den Versorger zahlen. 

Elementare Versicherungen (Ziffer 13)

Zu den elementaren Versicherungen, die umlagefähig sind, gehören:

• Gebäudeversicherung inklusive Glas- und Elementarschadensversicherung
• Haftpflichtversicherung für Gebäude, Öltanks und Aufzug
• falls Mieter Strom aus einer Photovoltaik-Anlage beziehen, die Photovoltaik-Versicherung

Hausmeister (Ziffer 14)

Wird ein Hausmeister beschäftigt, kann dessen Gehalt zu den Betriebskosten gezählt werden. Das ist auch möglich, wenn der Vermieter dem Hausmeister als Entlohnung eine Wohnung zur Verfügung stellt. Dann kann die Miete angesetzt werden, die der Hausmeister normalerweise zahlen müsste.

Allerdings müssen Mieter nicht für jede Arbeit des Hausmeisters aufkommen. Der Austausch von Glühbirnen fällt beispielsweise unter die Instandhaltung, das Zustellen von Post unter die Verwaltung. Ebenso wenig umlegbar ist die Anschaffung von Arbeitsgeräten. 

Aus diesem Grund empfiehlt es sich für Vermieter, zwei Verträge mit dem Hausmeister abzuschließen: einen für umlagefähige, und einen für nicht umlagefähige Tätigkeiten. 

Weiterhin gilt das Prinzip der Wirtschaftlichkeit: Generell dürfen lediglich 0,5 Euro pro Quadratmeter Wohnfläche als Hausmeisterkosten auf Mieter umgelegt werden. 

Gemeinschaftlich genutzte Antennenanlage und Breitbandnetz-Verteileranlage (Ziffer 15)

Werden diese Anlagen von Mietern gemeinschaftlich genutzt, sind die Gebühren, der Betriebsstrom sowie die Kosten für Wartungsarbeiten umlegbar – nicht jedoch die Erstinstallation. Entscheidend ist ausschließlich die Möglichkeit der Nutzung. Besitzt ein Mieter keinen Fernseher, muss er trotzdem für die Gemeinschafts-Antenne bezahlen, sofern seine Wohnung daran angeschlossen ist.

Beachte bitte: Ab dem 01. Juli 2024 sind gemeinschaftliche Kabelgebühren nicht mehr zulässig. Dann muss jeder Mieter einen eigenen Anschluss bezahlen. 

Gemeinschaftlicher Waschraum (Ziffer 16)

Umlagefähig sind Kosten, die beim Betrieb eines gemeinschaftlichen Waschraums anfallen: also Strom, Überwachung und Wartung sowie Kosten für Wasser, sofern diese nicht bereits unter Ziffer 2 „Wasserversorgung“ abgerechnet werden. Die Anschaffung und Reparatur von Waschmaschinen muss der Vermieter selbst bezahlen.

Sonstige Betriebskosten (Ziffer 17)

Ganz am Schluss erwähnt § 2 der BetrKV noch „sonstige Betriebskosten“ – ohne diese genau zu präzisieren. Nach gängigem Mietrecht fallen darunter beispielsweise:

• Analyse des Trinkwassers
• Reinigung von Dachrinnen
• Wartung der Rauchmelder

Ein entscheidendes Kriterium ist, dass die umlagefähigen Arbeiten nicht nur einmal, sondern regelmäßig anfallen.

Besonderheit: Heizkostenverordnung

Die Heizkostenverordnung soll Mieter zu einem sparsamen Umgang mit Heizenergie und Warmwasser bewegen. Um das zu gewährleisten, ist ein Vermieter verpflichtet, den individuellen Verbrauch zu erfassen. 

Tut er dies nicht, kann der Mieter den Heizkostenanteil in der Nebenkostenabrechnung um 15 % kürzen.

Konkret fordert die Heizkostenverordnung, dass mindestens 50 % und höchstens 70 % der Heiz- und Warmwasserkosten per Verbrauch abgerechnet werden. 

Außerdem kann im Mietvertrag eine 100-prozentige Abrechnung nach Verbrauch vereinbart werden. Dies ist jedoch selten sinnvoll, denn dann könnten Vermieter keine verbrauchsunabhängigen Kosten wie Wartung und Betriebsstrom mehr umlegen. 

Ausnahmen

Nach § 7 HeizkostenV muss die Abrechnung zu 70 % verbrauchsabhängig erfolgen, wenn das Gebäude

• die Wärmeschutzverordnung vom 16. August 1994 nicht erfüllt
• eine Öl- oder Gasheizung besitzt
• freiliegende Heizleitungen besitzt, die überwiegend gedämmt oder unter Putz verlegt sind.

In folgenden Ausnahmefällen ist eine verbrauchsabhängige Abrechnung nicht nötig:

• Mieter und Vermieter bewohnen gemeinsam ein Zweifamilienhaus.

• Die verbrauchsabhängige Abrechnung ist technisch zu aufwändig oder so unwirtschaftlich, dass die Kosten dafür nicht innerhalb von 10 Jahren wieder hereingeholt werden können.

• Es handelt sich um eine Immobilie mit Baujahr bis zum 01.07.1981, in dem die Heizung nicht abgestellt oder heruntergefahren werden kann.

In Passivhäusern mit einem Heizbedarf unter 15 kWh/m² muss keine Heizkostenabrechnung erstellt werden. Dasselbe gilt für Gebäude, die mit Wärmepumpen oder Solaranlagen beheizt werden.

Schätzung des Verbrauchs

Nicht immer ist es möglich, den Verbrauch an Heizenergie genau zu ermitteln – etwa, wenn ein Zähler defekt ist oder sich die Installation wirtschaftlich nicht lohnt. In diesen Fällen darf der Verbrauch geschätzt werden – und zwar anhand von Räumen, die annähernd baugleich sind und dieselbe Nutzungsintensität aufweisen. Die Räume müssen, sofern sie diese Kriterien erfüllen, nicht im gleichen Gebäude liegen. 

Welche Nebenkosten sind nicht umlagefähig?

Nicht alle Ausgaben dürfen in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen werden. Zu den nicht umlagefähigen Kosten gehören:

• Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten: z. B. Streichen der Fassade, Erneuerung von Bodenbelägen, Reparatur sanitärer Anlagen

• Geräte und Arbeitsmittel

• Installation von Feuerlöschern und Rauchmeldern

• Bewachungskosten für die Immobilie

• Verwaltungskosten: Darunter fällt auch der Gegenwert von Verwaltungsleistungen, die der Vermieter erbracht hat.

• Steuerberater-Kosten

• Bank- und Kontoführungsgebühren

• Zinsen für einen laufenden Immobilienkredit

• Grunderwerbssteuer

• Straßenausbaubeiträge, Erschließungsbeiträge, Anliegerbeiträge

• Rechtschutz- und Mietausfallversicherung

Sonderfall: Kosten für die Nebenkostenabrechnung

Natürlich ist auch die Betriebskostenabrechnung selbst mit Kosten verbunden. Viele Vermieter verwenden eine entsprechende Software oder beauftragen eine Fachkraft mit der Erstellung. Umlagefähig sind diese Kosten jedoch nur zum Teil:

Verwaltungskosten gehören, wie bereits erwähnt, nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten. Das gilt auch für den Gegenwert von Verwaltungstätigkeiten, die der Vermieter durchführt. Die Prüfung der Nebenkostenabrechnung durch einen Steuerberater müssen Mieter ebenfalls nicht zahlen.

Umgelegt werden können nur Kosten für die Erstellung der Abrechnung für Heizungs-, Wasser- und Müllkosten.

Wer eine externe Kraft betraut, sollte darum auf eine getrennte Rechnung für diese Arbeiten bestehen.

Nebenkostenabrechnung: wichtige Klauseln im Mietvertrag

Der Grundstein für eine „wasserdichte“ Nebenkostenabrechnung wird nicht erst gelegt, wenn alle Rechnungen vorliegen. Bereits der Mietvertrag sollte so gestaltet sein, dass dir als Vermieter keine Nachteile entstehen.

Hinweis auf umlagefähige Nebenkosten

Auch wenn es selbst verständlich erscheint: Enthält der Mietvertrag keinen Hinweis auf die Nebenkosten, müssen Mieter sie nicht zahlen. Dabei darf die Formulierung nicht zu allgemein ausfallen. Einfach nur von „Nebenkosten“ oder „Hauskosten“ zu schreiben, genügt nicht.

Stattdessen empfiehlt sich eine Formulierung wie: „Der Mieter trägt umlagefähige Nebenkosten nach Betriebskostenverordnung (BetrKV), die anteilig auf seine Mieteinheit entfallen, zusätzlich zur Miete“.

Auflistung der Nebenkosten – ja oder nein?

Zwar können Vermieter alle umlagefähigen Nebenkosten im Mietvertrag einzeln auflisten. Das hat jedoch einen Nachteil: Kommen später weitere Kosten hinzu – etwa, weil ein Hausmeister eingestellt wird – wären diese Kosten nicht umlagefähig. Flexibler bleibst du durch einen Verweis auf die BetrKV, die dem Mietvertrag angehängt wird. Dann können alle dort enthaltenen Kosten umgelegt werden.

Nebenkosten-Vorauszahlung oder Pauschale

Für die Zahlung der Nebenkosten kommen zwei Möglichkeiten infrage:

Entweder Vermieter und Mieter einigen sich auf eine Pauschale, die zur Kaltmiete addiert wird. In diesem Fall sind alle Kosten abgegolten und der Vermieter muss keine Betriebskostenabrechnung erstellen. Allerdings sind auch keine Nachforderungen möglich. Verursacht ein Mieter also mehr Kosten als durch die Pauschale abgedeckt, bleibst du als Vermieter auf diesen Kosten sitzen. 

Geläufiger ist darum die Vorauszahlung: Der Mieter überweist monatlich einen bestimmten Betrag, der nach dem Abrechnungsjahr mit den tatsächlich angefallenen Kosten abgeglichen wird. Die Vorauszahlung verpflichtet Vermieter dazu, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen.

Umlageschlüssel

Der Umlageschlüssel bestimmt, wie Nebenkosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden – nach Wohnfläche, Personenzahl, Wohneinheit oder Verbrauch. Bei bestimmten Betriebskosten ist der Schlüssel schon vorgegeben, bei anderen sind Vermieter freier. Beachte jedoch: Wenn keine entsprechende Klausel im Mietvertrag vorhanden ist, müssen diese Betriebskosten nach Wohnfläche abgerechnet werden. 

Welcher Verteilerschlüssel für welche Betriebskosten sinnvoll ist, erfährst du weiter unten.

Formelle Anforderungen an die Nebenkostenabrechnung

Um zu verhindern, dass eine Nebenkostenabrechnung von Mietern angefochten werden kann, muss sie bestimmten formellen Kriterien genügen.

Der Gesetzgeber verlangt, dass sie für Laien logisch nachvollziehbar und rechnerisch überprüfbar ist. Aus der Abrechnung muss hervorgehen, wie viel der Mieter für welche Art Nebenkosten zahlen muss, und warum. 

Notwendige Angaben in der Nebenkostenabrechnung

Aus den oben genannten formellen Kriterien ergeben sich folgende Angaben, die jede Nebenkostenabrechnung enthalten muss:

• Name des Vermieters bzw. des Abrechnenden 

• Name und Adresse des Mieters

• Mietobjekt, für das die Abrechnung erstellt wird

• Abrechnungszeitraum (höchstens 12 Monate)

• Nutzungszeitraum

• Aufführung der einzelnen Kosten nach § 2 Ziffer 1 bis 16  BetrKV

• sonstige Betriebskosten

• Verweis auf Umlageschlüssel

• Berechnung des Nebenkostenanteils, den der einzelne Mieter zu zahlen hat 

• bereits vom Mieter getätigte Vorauszahlungen und Ermittlung des Saldos – Nachzahlung oder Guthaben

Unwirksamkeit bei formellen Fehlern

Es ist wichtig, die verpflichtenden Angaben einzuhalten, denn: Wenn eine Nebenkostenabrechnung formelle Fehler enthält, kann der Mieter sie ignorieren. In diesem Fall muss die Abrechnung neu erstellt werden. 

Wann allerdings ein Formfehler vorliegt, ist nicht immer leicht zu entscheiden. Dazu einige Beispiele:

Betriebskosten, die zu verschiedenen Arten gehören – beispielsweise Grundsteuer und Straßenreinigung – dürfen in der Nebenkostenabrechnung nicht zusammengefasst werden. Eine Ausnahme besteht für Abwasserkosten, wenn diese vom Frischwasserverbrauch abhängen.

Anders sieht es innerhalb einer Betriebskosten-Art aus. So müssen beispielsweise unter „Gartenpflege“ (§ 2 Ziffer 10 BetrKV) nicht alle Arbeiten aufgeschlüsselt werden, die im Abrechnungsjahr bezahlt wurden. Diese Information erhält der Mieter stattdessen durch Einsichtnahme in die Rechnungen.

Zu hohe Anforderungen an den Vermieter dürfen nicht verlangt werden. 

• Es kann dem Mieter beispielsweise zugemutet werden, durch mehrere Seiten zu blättern, um die Berechnung der Nebenkosten nachzuvollziehen.

• Eine Begründung des Umlageschlüssels ist nicht erforderlich. Der Vermieter muss beispielsweise nicht erläutern, warum er die Kosten für die Treppenhaus-Reinigung nach Personenzahl, und nicht nach Wohnfläche, umlegt. Es genügt, den Schlüssel für jede Nebenkostenart anzugeben

• Auch muss der Vermieter nicht für jede Betriebskostenart eine Zwischensumme bilden. Stattdessen kannst du die einzelnen Betriebskosten nennen und am Schluss unter „Gesamtkosten“ addieren. 

Der richtige Verteilerschlüssel

In einem Mehrfamilienhaus müssen die Betriebskosten auf mehrere Mieter verteilt werden. Damit dies möglichst fair vonstattengeht, existieren vier verschiedene Verteiler- oder Umlageschlüssel, die je nach Betriebskosten-Art zur Anwendung kommen. 

1. Umlage nach Wohnfläche

Die Umlage nach Wohnfläche gilt generell für alle kalten Nebenkosten – z. B. Gemeinschaftsstrom, Grundsteuer oder Versicherungen – sofern Mieter und Vermieter keine anderen Vereinbarungen getroffen haben (556a Absatz 1 Satz 1 BGB). Auch der verbrauchsunabhängige Anteil der Heizkosten wird nach Wohnfläche abgerechnet. Alternativ kann auch nur die beheizte Wohnfläche berücksichtigt werden. Zu dieser zählen alle Räume mit Heizkörper.

Natürlich muss für den Verteilerschlüssel die Wohnfläche berechnet werden. Angaben im Mietvertrag wie eine „vereinbarte Wohnfläche“ genügen nicht. So entschied der Bundesgerichtshof. Im konkreten Fall wurde Mietern gestattet, weniger Betriebskosten zu zahlen, da die Wohnfläche nachweislich kleiner war als vom Vermieter angegeben. 

1. Umlage nach Personenzahl

Alternativ zur Wohnfläche kann der Vermieter die kalten Nebenkosten auch nach Personenzahl abrechnen. Leben in einer Wohnung beispielsweise vier Personen, fällt der Anteil an bestimmten Betriebskosten höher aus als in Wohnungen mit nur einem Mieter. 

Zur Berechnung musst du zuerst die Anzahl der Mieter im Haus ermitteln – beispielsweise 10. Nun werden die kalten Nebenkosten auf die einzelnen Wohnungen umgelegt. Eine dreiköpfige Familie müsste also 3/10 der Kosten zahlen. 

Der Vorteil: Bei bestimmten Betriebskosten kommt der Schlüssel Personenzahl dem tatsächlichen Verbrauch näher als die Umlage nach Wohnfläche. So ist beispielsweise zu erwarten, dass eine vierköpfige Familie mehr Wasser verbraucht und höhere Abfallgebühren verursacht als ein Zwei Personen-Haushalt – selbst, wenn letzterer über mehr Wohnfläche verfügt. Dasselbe gilt für Aufzugs- und Beleuchtungskosten.

Bedenke jedoch: Diese Umlage kann eine Herausforderung darstellen: Der Vermieter muss ermitteln, wie viele Personen in jeder Wohnung leben. Die Zahlen des Einwohnermeldeamts reichen dafür nicht aus. Nimmt ein Mieter beispielsweise seinen Lebenspartner während des Abrechnungszeitraums auf, muss dieser zu den Gesamtpersonen gezählt werden. Bestreitet ein Mieter die Richtigkeit der Personenzahl, ist der Vermieter in der Beweispflicht.

Auch ist es rechtlich unklar, wie oft der Vermieter die Personenzahl ermitteln muss und wie mit Leerstand umgegangen werden soll. Bisher gibt es keine klare Richtlinie, ob beispielsweise eine leerstehende Wohnung wie eine Person zählt.

1. Umlage nach Wohneinheit

Die einfachste Möglichkeit, kalte Nebenkosten zu verteilen, ist die Umlage nach Wohneinheit. Bei dieser muss der Vermieter weder die Wohnfläche noch die Personenzahl ermitteln. Stattdessen zahlt jede Wohneinheit denselben Anteil der Nebenkosten. 

Der Nachteil: Einzel-Haushalte in kleinen Wohnungen könnten sich übergangen fühlen, wenn sie genauso viel zahlen sollen wie eine mehrköpfige Familie. Schließlich verbraucht letztere mehr Wasser und produziert mehr Müll. In diesem Fall muss die Umlage nach Wohnfläche oder Personenzahl erfolgen (§ 556a, Abs. 3 BGB).

Die Gleichbehandlung von Wohneinheiten ist demnach nur sinnvoll, wenn diese ähnlich hohe Kosten verursachen. Das wäre beispielsweise bei einer ähnlichen Wohnfläche oder Personenzahl der Fall. 

1. Umlage nach Verbrauch

Wie bereits erwähnt, müssen Heizkosten mindestens zu 50 %, höchstens zu 70 % nach Verbrauch umgelegt werden. Für die restlichen 30–50 % kommt der Umlageschlüssel Wohnfläche zum Einsatz.

Auch die Kosten für Trinkwasser müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden, wenn jede Wohnung über eine eigene Wasseruhr verfügt.

Möglich, aber nicht verpflichtend, ist die verbrauchsabhängige Abrechnung von Fahrstuhlkosten, sofern individuelle Fahrstuhlkarten verwendet werden.

Sonderfall: Umlage auf Gewerbemieter

Generell sind Vermieter nicht verpflichtet, die Betriebskosten für Gewerbemieter – etwa ein Büro oder eine Arztpraxis im Mehrfamilienhaus – gesondert abzurechnen.

Dies wäre nur erforderlich, wenn andere Mieter aufgrund des Gewerbemieters eine höhere finanzielle Belastung zu tragen hätten – beispielsweise, wenn

• der Gewerbemieter deutlich mehr Gemeinschaftsstrom verbraucht
• der Aufzug hauptsächlich von Kunden des Gewerbemieters genutzt wird
• sich die Versicherungskosten durch eine Mischnutzung erhöhen.

In diesen Fällen können Mieter einen Vorwegabzug für Gewerbe verlangen. Das heißt: Der Vermieter muss den Anteil, der auf den Gewerbemieter entfällt, von den gesamten Nebenkosten abziehen. Nur dieser Rest darf auf die privaten Mieter verteilt werden. 

Unterschiedliche Verteilerschlüssel 

Grundsätzlich kann der Vermieter für Wohnungen unterschiedliche Verteilerschlüssel wählen. Dies fällt unter die Vertragsfreiheit. Die Wahl des Schlüssels muss jedoch nachvollziehbar sein und darf den Mieter nicht über Gebühr benachteiligen.

Änderung des Verteilerschlüssels

Normalerweise ist es nicht möglich, einen Verteilerschlüssel nachträglich zu ändern, nachdem er im Mietvertrag festgelegt wurde. Dies kann nur mit Zustimmung des Mieters geschehen.

Eine Ausnahme: Es wurden nachträglich Geräte installiert, die den individuellen Verbrauch messen – bspw. Wasseruhren. Dann muss nach Verbrauch abgerechnet werden, auch wenn ein anderer Verteilerschlüssel vereinbart wurde.

Umgang mit Leerstand

Betriebskosten, die für eine leerstehende Wohnung anfallen, dürfen nicht auf die anderen Mieter umgelegt werden. Stattdessen hat der Vermieter diese Kosten selbst zu tragen.

Den Verteilerschlüssel bei Leerstand zu ändern, ist nur in Ausnahmefällen möglich – etwa dann, wenn mehrere Wohnungen dauerhaft leerstehen und die Kosten für den Vermieter untragbar sind. Diese Entscheidung muss von einem Gericht getroffen werden.

Nebenkostenabrechnung erstellen – Schritt für Schritt-Anleitung

Egal, ob du die Nebenkostenabrechnung händisch, mit Excel oder mit einem speziellen Tool erstellst – es empfiehlt sich, in folgenden Schritten vorzugehen:

1. Lege den Abrechnungszeitraum fest, für den die Nebenkostenabrechnung erstellt werden soll. Für gewöhnlich handelt es sich um 12 Monate. Ein längerer Zeitraum darf nicht angesetzt werden. 
2. Als nächstes bestimmst du den Nutzungszeitraum – also, wie lange der Mieter die Wohneinheit im Abrechnungszeitraum bewohnt hat. 
3. Ermittle nun die Gesamtkosten für das Objekt, indem du die umlagefähigen Nebenkosten zusammenzählst. Dafür lohnt es sich, bereits während des Abrechnungszeitraums alle Rechnungen zu sammeln und zu ordnen.
4. Schlüssle die Nebenkosten nach den Ziffern in der BetrKV auf und trage sie in eine Tabelle ein.

Die Tabelle sollte für jede Art Betriebskosten folgende Spalten enthalten:

• Gesamtkosten, die im Objekt für die Betriebskostenart angefallen sind.

• Gesamteinheiten: Hier kommt es auf den Verteilerschlüssel an. Werden die Betriebskosten etwa nach Wohnfläche umgelegt, muss die gesamte Wohnfläche des Gebäudes eingetragen werden.

• Betrag pro Einheiten: Die Gesamtkosten werden nun durch die Einheiten dividiert. 

• Ihre Einheiten: Diese Spalte enthält die Einheiten des Mieters – beispielsweise seine Wohnfläche oder die Anzahl der Personen in seiner Wohnung.

• Ihr Kostenanteil: Die Kosten für den Mieter berechnen sich anhand folgender Formel:

Gesamtkosten / Gesamteinheiten x Ihre Einheiten.

Eine entsprechende Tabelle nach dem Verteilerschlüssel Personen könnte so aussehen:

…oder nach dem Verteilerschlüssel Wohnfläche:

Dieses Vorgehen wiederholst du für alle umlagefähigen Nebenkosten. 

Eine Ausnahme stellen die Heizkosten dar. Diese finden sich für gewöhnlich in einer gesonderten Heizkostenabrechnung, die vom Messdienstleister erstellt wird. Es genügt, den Kostenanteil in die Nebenkostenabrechnung zu schreiben.

Alle Betriebskosten werden addiert und als Gesamtsumme dargestellt. Darunter fügst du die bereits getätigten Vorauszahlungen des Mieters im Abrechnungsjahr ein. Betriebskosten minus Vorauszahlungen ergeben den Betrag, den der Mieter nachzahlen muss – bzw. sein Guthaben bei negativen Beträgen.

Bevor du die Nebenkostenabrechnung versendest, solltest du überprüfen, ob folgende Angaben enthalten sind:

• Name und Adresse von Vermieter und Mieter
• Anschrift des Objekts
• ggf. Nennung der Etage
• Datum der Betriebskostenabrechnung
• Bankverbindung, auf die die Nachzahlung überwiesen werden soll.

Sonderfall: unterjähriger Mieterwechsel

Hat während des Abrechnungszeitraums ein Mieterwechsel stattgefunden, musst du zwei Nebenkostenabrechnungen erstellen: einmal für den Mieter, der ausgezogen ist – einmal für den neuen Mieter. 

Verbrauchsunabhängige Betriebskosten müssen nach dem Zeitanteil berechnet werden. Ein Beispiel: Mieter A hat die Wohnung im Abrechnungsjahr 3 Monate bewohnt, Mieter B 9 Monate. Darum zahlt Mieter A 3/12 dieser Kosten, während Mieter B 9/12 zahlt. 

Für die Abrechnung von verbrauchsabhängigen Betriebskosten ist ein Ablesen der Zählerstände nötig. Diese Arbeit gehört zu den Verwaltungsaufgaben und muss daher vom Vermieter getragen werden.

Auf den Abrechnungszeitraum hat der Mieterwechsel übrigens keine Auswirkungen. Eine gesonderte Abrechnung ist nicht erforderlich. Auch ein Mieter, der ausgezogen ist, erhält seine Nebenkostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. 

Abflussprinzip und Leistungsprinzip

Viele Betriebskosten ergeben sich aus Rechnungen, die vom Vermieter bezahlt und anschließend auf den Mieter umgelegt werden. Um zu entscheiden, welche Kosten wann abgerechnet werden, gibt es zwei Möglichkeiten:

Beim Abflussprinzip spielt es eine Rolle, wann der Vermieter die Rechnung zahlt. Begleicht er beispielsweise im Jahr 2021 eine Rechnung für den Wasserverbrauch im Jahr 2020, werden die Kosten in die Nebenkostenabrechnung für 2021 aufgenommen.

Das Leistungsprinzip sieht dagegen vor, dass Leistungen in dem Abrechnungsjahr umgelegt werden müssen, in dem sie erbracht wurden. Im oben genannten Beispiel dürften die Kosten von 2020 also nicht mehr umgelegt werden.

Durch das Abflussprinzip können einem neuen Mieter Nachteile entstehen – beispielsweise, wenn er vom Vormieter verursachte Betriebskosten zahlen muss. Jedoch entschied der Bundesgerichtshof: Der Vermieter ist trotzdem frei, nach Abfluss- oder Leistungsprinzip abzurechnen.

Eine Ausnahme: Heizkosten müssen zumindest teilweise nach individuellem Verbrauch abgerechnet werden – also nach dem Leistungsprinzip. Das heißt: Der Mieter muss nur das Heizmaterial bezahlen, dass er auch selbst verbraucht hat. 

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung erstellt werden?

Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zum Ende des Jahres vorliegen, das auf den Abrechnungszeitraum folgt.

Ein Beispiel: Der Abrechnungszeitraum endete am 31. Dezember 2021. In diesem Fall muss der Mieter die Abrechnung spätestens am 31. Dezember 2022 erhalten. 

Bei verspätetem Eingang sind keine Nachforderungen seitens des Vermieters mehr möglich. 

Guthaben muss dem Mieter jedoch weiterhin ausgezahlt werden

Auch ist es dem Mieter gestattet, nach Ablauf der Frist die Nebenkostenvorauszahlung zurückzuhalten, bis die Abrechnung erstellt wurde. Bereits gezahlte Nebenkostenvorauszahlungen können zurückgefordert werden, wenn das Mietverhältnis bereits beendet wurde.

Damit der Vermieter trotz der Verspätung noch Nachforderungen stellen kann, muss er beweisen, dass er die Fristüberschreitung nicht zu verantworten hat – beispielsweise, weil 

• ein Versorger die Rechnung zu spät erstellt hat
• ein Mieter unbekannt verzogen ist und ihm deshalb die Abrechnung nicht zugestellt werden konnte
• aktuell noch ein Rechtsstreit geführt wird, der die Abrechnung der Nebenkosten verhindert. 

Korrektur der Nebenkostenabrechnung

Eine fehlerhafte Betriebskostenabrechnung lässt sich nachträglich korrigieren, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind.

Innerhalb der 12-monatigen Frist nach dem Abrechnungszeitraum sind inhaltliche Korrekturen problemlos möglich. Der Vermieter kann beispielsweise umlagefähige Kosten nachtragen, die er vergessen hat. Bei formellen Fehlern ist dies sogar vorgeschrieben, da sie die Nebenkostenabrechnung ungültig machen. Das heißt, du musst die Abrechnung korrigieren, um eine Nachzahlung vom Mieter fordern zu können.

Hat sich in der Nebenkostenrechnung ein Additionsfehler eingeschlichen? Dann kann sich der Mieter nicht auf die fehlerhafte Abrechnung berufen, sofern diese zeitnah vom Vermieter korrigiert wird. Dabei spielt es keine Rolle, ob dem Mieter bereits Guthaben ausgezahlt wurde. Sofern diese Auszahlung auf einem offensichtlichen Rechenfehler beruhte, kann sie rückgängig gemacht werden. Ebenfalls ist es möglich, nach der Korrektur des Rechenfehlers eine Nachzahlung zu verlangen. So entschied das Landgericht Berlin im Jahr 2013.

Nach der Nebenkostenabrechnung

Ist die Nebenkostenabrechnung beim Mieter eingegangen und fehlerfrei, müssen Zahlungen geleistet werden.

Der Mieter hat eventuelle Nachzahlungen innerhalb von 30 Tagen auf das Konto des Vermieters zu überweisen. Ein Hinweis auf § 286 Absatz 3 BGB empfiehlt sich, um dieser Forderung rechtlich Nachdruck zu verleihen. Nach spätestens drei Jahren verfällt der Anspruch, und der Vermieter kann keine Nachzahlung mehr fordern.

Ebenfalls innerhalb von 30 Tagen muss der Vermieter dem Mieter sein Guthaben auszahlen, falls dieser zu hohe Vorauszahlungen geleistet hat. Auch hier gilt die dreijährige Verjährungsfrist. 

Wie hoch darf die Nachzahlung ausfallen?

Viele Mieter fürchten sich vor der Nebenkostenabrechnung und eventuellen Nachzahlungen. Besonders, wenn die Vorauszahlung zu niedrig angesetzt wurde, können mehrere hundert Euro zu entrichten sein. Auch wenn das für Mieter eine finanzielle Belastung darstellen kann – rechtlich anfechtbar ist es nicht.

• 556 Abs. 2 BGB fordert lediglich, dass Vorauszahlungen „in angemessener Höhe“ verlangt werden. Konkretisiert durch ein Urteil des BGH bedeutet das: Die Vorauszahlung darf zwar nicht viel zu hoch, aber sehr wohl zu niedrig sein. Mieter können sich nicht darauf verlassen, dass die Vorauszahlung die tatsächlichen Nebenkosten widerspiegelt. 

Eine Pflichtverletzung liegt nur vor, wenn der Vermieter Zusagen zur maximalen Höhe der Nebenkostenabrechnung gemacht und diese verletzt hat. Insbesondere ist es verboten, Mieter mit besonders niedrigen Vorauszahlungen zu locken. Dies muss im Einzelfall von einem Gericht entschieden werden. Um sich Auseinandersetzungen zu ersparen, sollten Vermieter die Vorauszahlung jedoch möglichst realistisch ansetzen. Im Sinne der Transparenz ist es außerdem sinnvoll, dem Mieter die letzten zwei oder drei Betriebskostenabrechnungen vorzulegen. 

Rechte des Mieters

Anspruch auf Nebenkostenabrechnung

Zahlt ein Mieter jeden Monat eine Vorauszahlung, ergibt sich daraus der rechtliche Anspruch auf eine Nebenkostenabrechnung. Dieses Recht lässt sich auch einklagen. Solange keine Abrechnung erstellt wird, darf der Mieter zukünftige Nebenkostenvorauszahlungen zurückhalten.

Einsichtsrecht in Belege

Rechnungen müssen der Nebenkostenabrechnung nicht beigelegt werden. Mieter haben jedoch einen Anspruch, diese Rechnungen – plus die Zahlungsbelege des Vermieters – im Original einzusehen. Eine Verpflichtung, dem Mieter Kopien anzufertigen, besteht nicht. 

Widerspruchsrecht

Beanstandet ein Mieter die Nebenkostenabrechnung, kann er innerhalb eines Jahres Widerspruch dagegen einlegen. Jedoch muss er trotzdem die Nachzahlungsfrist von 30 Tagen beachten und die Forderung – gegebenenfalls unter Vorbehalt – bezahlen. Er erhält dieses Geld zurück, wenn eine Prüfung ergibt, dass die Nachzahlung zu hoch angesetzt wurde. 

Rechte des Vermieters

Verrechnung offener Nebenkosten mit der Kaution

Falls nach dem Ende des Mietverhältnisses noch eine Nebenkostenabrechnung ansteht, darf der Vermieter einen Teil der Kaution einbehalten. So entschied das Amtsgericht Gießen im Jahr 2012. Im konkreten Fall ging es um die Einbehaltung von 50 Euro. 

Erhöhung der Nebenkostenvorauszahlung 

Viele Vermieter nutzen die Nebenkostenabrechnung, um die monatliche Vorauszahlung nach oben zu korrigieren. Dies ist erlaubt, wenn die Vorauszahlung laut Abrechnung zu niedrig angesetzt war, also der Mieter eine Nachzahlung leisten musste. Weitere Kriterien sind:

• Die letzte Betriebskostenabrechnung muss fehlerfrei sein.
• Der Mietvertrag darf keine Klausel enthalten, die eine nachträgliche Anpassung der Vorauszahlung verbietet.
• Die neue Vorauszahlung beträgt maximal 1/12 der im Abrechnungszeitraum entstandenen Gesamtkosten.

Sind diese Kriterien erfüllt, tritt die Erhöhung zwei Monate nach der Mitteilung in Kraft. 

Sonderfall 1: Nebenkostenabrechnung für Einfamilienhaus

Die Nebenkostenabrechnung für Einfamilienhäuser bringt für den Vermieter einige Besonderheiten mit sich.

Zum einen wird der Arbeitsaufwand gesenkt, da die Umlage der Nebenkosten entfällt. Wenn nur eine Partei im Gebäude wohnt, erübrigt sich ein Verteilerschlüssel.

Zum anderen kann der Vermieter bestimmen, dass der Mieter verbrauchsabhängige Nebenkosten direkt mit dem Versorger abrechnet. Das betrifft z. B. die Kosten für Strom, Gas, Heizöl oder Wasser. 

Die übrigen Nebenosten werden wie gehabt in die Nebenkostenabrechnung eingetragen. 

Sonderfall 2: Nebenkostenabrechnung Gewerbe

Auch für gewerbliche Mieter müssen Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen, sofern der Mieter monatliche Vorauszahlungen leistet. Allerdings gibt es folgende Unterschiede:

• Anders als privaten Mietern können auch Wartungs-, Instandhaltungs- und Verwaltungskosten umgelegt werden.
• Der Vermieter kann auch nach Ablauf der 12-monatigen Frist noch eine Nebenkostenabrechnung erstellen und eventuelle Nachzahlungen fordern. Ansprüche verjähren erst nach drei Jahren.
• Ein Verweis auf „sonstige Betriebskosten“ im Mietvertrag ist nicht erlaubt. Stattdessen müssen alle umlagefähigen Nebenkosten genannt werden.