Instandhaltungsrücklage

Regelmäßig eine kleine Summe ansparen und dafür nicht um große Reperaturausgaben sorgen: Das klingt vernünftig? Ist es auch!

In Mehrparteienhäusern gibt es deshalb eine eigene Sparkasse für solche Zwecke: Die Instandhaltungsrücklage.

Vorsicht allerdings: Nicht nur bei Altbauten, auch in modernen Häusern ist diese Rücklage wichtig – denn unvorhergesehene Schäden können immer auftreten.

Instandhaltungsrücklage

1) Wozu gibt es Instandhaltungsrücklagen?

Wer in einem Mehrparteienhaus wohnt, ist Mitglied einer Eigentümergemeinschaft. Jedes Mitglied dieser Eigentümergemeinschaft nutzt neben seiner eigenen Wohnung Teile des Gemeinschaftseigentums: Treppenhaus und Einfahrt zum Beispiel. Aber auch die Fenster in der Wohnung zählen dazu. Darum sind auch alle Eigentümer gleichermaßen für die Instandhaltung verantwortlich. Reparaturen und Modernisierungsmaßnahmen (Fassade renovieren, dämmen, Dach erneuern) werden aus einem gemeinsamen Topf bezahlt – der Instandhaltungsrücklage.

Welche Vorteile hat die Instandhaltungsrücklage?

Einerseits lassen sich regelmäßige monatliche Ausgaben viel besser einkalkulieren als plötzliche große Summen für überraschende Reparaturen. Wenn ein unvorhergesehener Schaden auftritt, kann dieser schnell beseitigt werden. Auch die Kosten für die einzelnen Eigentümer halten sich in Grenzen, wenn auf eine gute Rücklage zugegriffen werden kann. Kleine Wartungsaufträge werden außerdem sofort und unkompliziert in Angriff genommen. Dadurch sind große Sanierungen seltener nötig.

Eine solide Instandhaltungsrücklage hat noch einen Vorteil: Wer seine Wohnung verkaufen möchte, kann potenziellen Kaufinteressenten dies als Vorzug präsentierten. Denn der neue Eigentümer weiß: Er wird nicht kurz nach dem Kauf von großen Reparaturausgaben überrascht.

2) Muss die Rücklage in jedem Fall angespart werden?

Im Wohnungseigentümergesetz (in §21, Abs 5, Nr 4) steht zwar, dass zu einer ordnungsgemäß geführten Eigentümergemeinschaft in einem Mehrparteienhaus eine Instandhaltungsrücklage gehört. Im Gesetzbuch heißt diese übrigens “Instandhaltungsrückstellung”. Wenn aber sämtliche Eigentümer geschlossen entscheiden, dass sie darauf verzichten wollen (zum Beispiel, um monatliche Kosten niedrig zu halten), dann wird kein Gesetz gebrochen. Möchte umgekehrt aber nur ein einziges Mitglied der Eigentümergemeinschaft durchsetzen, dass die Rücklage dennoch angespart ist, dann darf er oder sie das – und kann im Streitfall sogar vor Gericht ziehen. In der Praxis gibt es aber kaum eine Wohnungseigentümergemeinschaft, die völlig auf Rücklagen verzichtet. Denn in diesem Fall müssten sämtliche Reparaturen stets von den Wohnungsinhabern aus eigener Tasche bezahlt werden.

3) Instandhaltungsrücklage berechnen – zwei Optionen

Im Gesetz ist keine feste Summe für die Rücklage definiert. Einzig auf eine „angemessene Höhe“ wird im Wohnungsgesetz § 21, Abs 5, Nr 4 hingewiesen. Es ist nämlich fast unmöglich, eine pauschal geeignete Summe für die Rücklage zu bestimmen. Alter, Ausstattung und Zustand einer Immobilie können die Reparaturanfälligkeit erhöhen oder senken. Ein Gebäude mit Swimmingpool, modernem Aufzug und automatischen Garagentoren hat beispielsweise höhere Instandhaltungskosten als ein zweistöckiges Haus ohne Lift und Parkgelegenheit. Damit Sie aber zumindest einen großen Anhaltspunkt zu haben, zeige ich hier zwei Berechnungsmethoden für Rücklagen auf.

Sozialer Wohnbau

Eine Kalkulationsgrundlage stammt vom sozialen Wohnbau. Sie bestimmt: Je älter eine Immobilie ist, desto höher fallen die monatlichen Rücklagen für das Haus aus:

Alter des Gebäudes Rücklage pro m² und Jahr

Bis 21 Jahre € 7,10

22 bis 31 Jahre € 9,00

ab 32 Jahre € 11,50

Wenn es einen Aufzug gibt, erhöhen sich die angeführten Summen um € 1,00 Euro.

Bestimmen wir die monatliche Höhe der Instandhaltungsrücklage mit einem praktischen Beispiel!

Sie möchten eine 75 m² große Wohnung in einem Neubau mit Aufzug kaufen. Wir berechnen also:

(€ 7, 10 + € 1 ) * 75/12 = € 50,63 pro Monat

Die Peterssche Formel

Die zweite Berechnung nimmt nicht das Alter, sondern die Herstellungskosten der Immobilie heran. Diese werden mit dem Faktor 1,5 multipliziert. Die Peterssche Formel geht davon aus, dass ein Gebäude nach 80 Jahren komplett saniert werden muss:

Herstellungskosten pro m² * 1,5/80

Die Summe, die daraus entsteht, sind die voraussichtlichen Instandhaltungskosten pro Quadratmeter und Jahr für die nächsten 80 Jahre. Davon fallen rund 70 % als Rücklagen für das Gemeinschaftseigentum an. Die restlichen 30 % können Sie für Ihre eigene Wohnung sparen. Ob Sie das möchten, bleibt natürlich Ihnen überlassen.

Auch hier gibt es ein Rechenbeispiel!

Nehmen wir an, Sie kaufen eine Wohnung in einer Immobilie, die in der Herstellung 1600 € pro Quadratmeter gekostet hat. Wir berechnen:

€ 1600 * 1,5/80 = € 30 pro m²

Von diesen € 30 fallen jedes Jahr 70 % pro Quadratmeter Wohnfläche für die Instandhaltungsrücklage an; also € 21. Wie viel bezahlen Sie pro Jahr und Monat?

€ 21 * 75/12

Bei Ihrer 75 m² großen Wohnung sind das € 1.575 pro Jahr oder € 131,25 Euro pro Monat für die Rücklage.

Dies ist die größte Schwäche der Petersschen Formel: Das Ergebnisse fällt meist sehr hoch aus und ist deshalb meist nicht realistisch.

In der Praxis schlägt oft der Hausverwalter anhand eines Wirtschaftsplanes die Höhe einer geeigneten Instandhaltungsrücklage vor.

Übrigens: Im Normalfall werden die Kosten für die Rücklage anhand des Miteigentumsanteils (in der Teilungserklärung ersichtlich) aufgeteilt. Die Wohnungseigentümer können aber auch eine andere Teilung, zum Beispiel nach Anzahl der Personen im Haushalt, beschließen. Bei der Eigentümerversammlung wird auch entschieden, wann Einzahlungen erfolgen und welche Konsequenzen im Verzugsfall drohen.

4) Betrifft die Instandhaltungsrücklage auch Mieter?

Nein, die Instandhaltungsrücklage muss vom Eigentümer bezahlt werden und darf nicht in den Nebenkosten der Mieter auftauchen.

5) Wer verwaltet die Instandhaltungsrücklage?

Der Hausverwalter. Er überprüft auch, ob alle Eigentümer ihre Zahlung leisten. Jede Wohngemeinschaft muss einen Hausverwalter haben – das ist im Wohnungseigentümergesetz bestimmt. Die Rolle des Hausverwalters kann aber extern besetzt oder von einem Eigentümer übernommen werden.

6) Was ist, wenn die Instandhaltungsrücklage zu niedrig ausfällt?

Wenn eine Wohnung mit sehr niedrigen monatlichen Kosten angeboten wird, dann sollten die Alarmglocken läuten! Fragen Sie an dieser Stelle unbedingt nach der Höhe der Instandhaltungsrücklage. Wenn diese sehr niedrig ist, dann müssen Notfallsreparaturen – zum Beispiel Wetterschäden – aus der Tasche der Eigentümer bezahlt werden. Diese Kosten können sich im Ernstfall auf mehrere Tausend Euro belaufen, die innerhalb kürzester Zeit von jedem Wohnungsbesitzer eingefordert werden. Haben Sie diese Summe nicht zur Hand, können Sie versuchen, eine Ratenzahlung zu vereinbaren. Wenn die Eigentümergemeinschaft damit aber nicht einverstanden ist, haben Sie keine Wahl: Das Geld muss aufgetrieben werden – auch wenn Sie dafür Ihre Wohnung verkaufen müssen.

7) Und wenn die Instandhaltungsrücklage zu hoch ist?

Das ist erst einmal nicht ganz so schlimm, wenn Sie die monatlichen Zahlungen gut stemmen können. Wird aber nach einigen Jahren deutlich, dass die Rücklage sehr großzügig kalkuliert wurde, können die Eigentümer fordern, dass der Betrag gesenkt wird. Das macht Sinn, wenn schon eine stattliche Summe angespart wurde. In diesem Fall sind weitere Zahlungen nicht mehr so wichtig. Bei der Hausversammlung entscheiden die Eigentümer gemeinsam über die Höhe der neuen monatlichen Summe.

Zwei Optionen für angesparte Rücklagen

Wenn ein großzügiges finanzielles Polster vorhanden ist, kann ein Teil der Rücklage zinsgünstig angelegt werden. So erhöht sich die Summe praktisch von selbst. Die Zinsen müssen in diesem Fall versteuert werden. Aber Achtung: Meist ist das Geld dann für einige Jahre gesperrt und kann auch im Notfall nicht verwendet werden. Die restliche Rücklage muss darum trotzdem für plötzliche Reparaturen ausreichen.

Einen Anspruch auf die Rückzahlung der Rücklagen gibt es leider nicht. Wenn zu viel Geld im Topf ist, wird es meist gespart oder für optische Aufbesserungen verwendet, z. B. für einen neuen Anstrich im Treppenhaus. Auch wenn Sie Ihre Wohnung verkaufen, bekommen Sie die eingezahlte Instandhaltungsrücklage nicht zurück. Was Sie aber tun können: Die schon gezahlte bezahlte Rücklage auf den Kaufpreis aufschlagen. Möchten Sie Ihre Wohnung beispielsweise für € 150.000 Euro verkaufen und haben einen Anteil von € 8.000 an der Instandhaltungsrücklage, dann dürfen Sie auch 158.000 Euro als Kaufpreis verlangen.

8) Was darf mit der Instandhaltungsrücklage bezahlt werden und was nicht?

Grundsätzlich gilt: Sämtliche Ausgaben, die der Instandsetzung und Instandhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums dienen. Dies wird als „zweckgebundene Verwendung“ bezeichnet. Reparaturen und Modernisierung von Heizungsanlage, Keller, Dachboden, Treppenhaus, Fenstern oder Fahrstuhl fallen darunter. Für laufende Kosten, zum Beispiel für die Heizölrechnung oder Versicherung, darf die Rücklage aber nicht eingesetzt werden. Und natürlich ist auch die Renovierung einzelner Wohnungen mit der Instandhaltungsrücklage nicht erlaubt.

Wie genau die Instandhaltungsrücklage im Schadensfall eingesetzt wird, bestimmen die Eigentümer selbst. Soll die gesamte Reparatur, nur ein Teil oder gar nichts mit der Rücklage beglichen werden? Gerade bei kleinen und günstigen Aufträgen ist es sinnvoll, die gesparte Summe unangetastet zu lassen. So ist für größere Aufträge stets genug Geld übrig.

Wenn die Eigentümer selbst für eine Reparatur in die Tasche greifen, wird das „Sonderumlage“ genannt. Auch hier darf sich niemand drücken – jedes Mitglied der Eigentümergemeinschaft muss seinen Anteil zahlen.

9) Worauf sollten Käufer bei der Instandhaltungsrücklage achten?

Wenn Sie eine Immobilie kaufen möchten, müssen Sie die erste Rückstellung unbedingt in den Kaufpreis einkalkulieren. Zusätzlich erhöhen sich damit natürlich Ihre monatlichen Kosten. Eine gute Nachricht gibt es aber: Die Instandhaltungsrücklage kann als Werbungskosten abgesetzt werden, wenn:

  • Die Wohnung vermietet ist und
  • Das Geld tatsächlich ordnungsgemäß zum Einsatz kommt

Bezahlen Sie Ihren Beitrag ein, ohne dass er verwendet wird, ist die Abschreibung nicht erlaubt.

Fällt die Instandhaltungsrücklage in die Berechnung der Grunderwerbssteuer?

Nein. Das ist auch dann nicht der Fall, wenn – wie im obigen Beispiel – die Instandhaltungsrücklage direkt auf den Kaufpreis aufgeschlagen wird. Deshalb gibt es in dieser Situation eine Klausel im Kaufvertrag, in der die Summe der Instandhaltungsrücklage separat genannt wird.

Kann ich mich der Instandhaltungsrücklage verweigern?

Auch das geht leider nicht. Wenn von der Mehrheit der Eigentümer eine Rücklage beschlossen wurde, muss diese auch von jedem Wohnungseigentümer bezahlt werden.

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